Es todo un asunto de espacio …


Hace unos años, no muchos, las empresas se enfrentaban a un problema grave: Falta de espacio para archivar, en condiciones y seguridad, documentos importantes. La gestión documental siempre ha sido un dolor de cabeza y, a pesar de toda la evolución tecnológica, sigue siendo una tarea ardua y morosa.


Muchas empresas acababan por alquilar almacenes para crear sus puntos de archivo, a veces alejados de la sede algunos kilómetros, por ser más barato y porque en la ciudad el espacio era más escaso. Actualmente, todavía hay empresas que insisten en la impresión de documentos en papel para archivar. El famoso expediente, sigue siendo, en el día a día, la forma en que muchos empleados se entienden mejor.

Falta de formación, ausencia de herramientas adecuadas y una falsa sensación de seguridad, ya que, en caso de catástrofe (inundación, incendio, asalto, etc.) nada está seguro. Es en este capítulo que los archivos digitales están garantizados, en especial los que se encuentran almacenados de forma segura en la nube.


La mayor dificultad con que las empresas y los empleados se enfrentan cuando piensan en lo digital es en la organización. ¿Cómo encontrar ese documento que solía ser pegado y almacenado en el dossier “documentos 2016, en la ficha facturas”?

Es importante tener un sistema que le permite, en un par de horas, tener la empresa funcionando aunque el edificio sufra cualquier catástrofe

Las respuestas son simples, creando una carpeta digital con ese nombre y dentro de otra con el nombre separador y catalogando cada archivo para que sea simple su búsqueda en el futuro. Montar esta estrategia, en la mayoría de los casos, está en manos de cada empleado y este quizás sea el principal motivo para la desorganización y desorientación general.

La estrategia, una vez más, tiene que venir del gestor. Debe ser él a definir reglas ya adaptar un modelo que se encuadre en su actividad y con el cual sus colaboradores sepan interactuar. Como es obvio, el gestor no es el dueño de la verdad absoluta y es siempre aconsejable percibir junto a quien lee diariamente con los procesos, cuáles sus dificultades. De esta forma, es más sencillo adaptar la estrategia y afinar detalles que satisfagan las necesidades y, por consiguiente, hacer la empresa más eficaz.

Almacenar, borrar el antiguo?

Como ya sucedía con los archivos en papel, es necesario saber lo que puede ser borrado, acostado a la basura, o aquello que, obligatoriamente, tiene que permanecer guardado y accesible. Antiguamente, había empresas que poseían uno o más empleados, estafetas, sólo para hacer desplazamientos hasta el edificio donde existía el archivo para recoger una hoja de papel. Hoy en día, todo esto es fácilmente accesible a través de la computadora, tablet o smartphone, y de forma inmediata.

Pero, la cuestión del espacio sigue poniéndose. El espacio de almacenamiento, que puede ser infinito, tiene un costo. Adquirir sistemas de almacenamiento propios (servidores, discos externos para almacenamiento) puede ser la peor solución. Con la excepción de algunos archivos, es importante darse cuenta de que el hecho de que se trata de un documento digital, debe tener en cuenta la redundancia (que garantiza la continuidad del documento en caso de fallo del soporte físico) y la garantía de que, la catástrofe posee un sistema de recuperación de datos activo y que permita dar continuidad al negocio. Y eso, sólo es posible con el almacenamiento en la nube.

Sólo en este sistema, en caso de cualquier catástrofe, los documentos e información de la empresa están salvaguardados. Además de la redundancia, las empresas que prestan servicios de Disaster Recovery, poseen los servidores en diferentes lugares para garantizar que incluso si hay un accidente en un Data Center, los datos de los clientes siguen siendo accesibles de forma rápida y eficaz.

Un gestor sabe cuál es el costo diario de una parada forzada en su actividad. Por lo tanto, es importante tener un sistema que le permita, en un par de horas, que la empresa funcione aunque el edificio sufra cualquier catástrofe.

Hay varios modelos que pueden ir desde el simple acceso remoto a todo el software y documentación, que permite que la empresa continúe funcionando como si no se hubiera pasado nada, hasta el límite de disponibilidad de salas donde la empresa se puede instalar rápidamente para seguir operando.

En cualquier caso, es importante realizar una limpieza regular de los archivos almacenados. Tenemos la tendencia a almacenar, acumular y mantener guardados documentos, archivos a los que no se accede desde hace años y que nunca más serán necesarios. En realidad, en la época de los documentos en papel, muchas veces, con el paso de los años, la tinta acababa por desaparecer y dejar sólo una hoja en blanco. En el digital, la información es eterna.

Sin embargo, es imperativo que haya reglas bien definidas para este sistema de eliminación de archivos y evitar los errores. “He borrado el archivo por error”. Antiguamente, cuando el papel iba a la basura o al destructor, el dolor de cabeza era mayor. Con el archivo en la nube, siempre hay una posibilidad de recuperar archivos hasta una determinada fecha. Y aquí, puede respirar de alivio pues no hay nada peor que borrar un archivo y percibir que no lo quería hacer.

Por eso, si aún no lo ha hecho, tal vez este sea un buen momento, aprovechando la temporada de baño, para trazar una estrategia digital de migración hacia la nube.

White Paper: Cloud First

El estudio de IDC Portugal a las decisiones muestra que la reducción de costes ya no es la máxima prioridad para las organizaciones. La eficiencia operativa, el servicio al cliente y el cumplimiento con la reglamentación son actualmente las tres grandes preocupaciones de las decisiones. El análisis de la consultora indica que más del 50% de los encuestados pretenden invertir en tecnología este año de 2018.

La movilidad surge en la parte superior de las tecnologías entendidas por los decididos como críticas para la competitividad, siendo nombrada por el 70% de los encuestados.
Se sigue el cloud computing, referido por el 65% y big data y analytics, con el 60% de las respuestas. Más información en el White Paper “Acelere la transformación digital con una estrategia Cloud First”.

Los decisores son conscientes de las ventajas de la nube pero aún se mantiene el “monstruo” de la seguridad. En realidad, los ataques de piratas van a continuar pero hay que tener en cuenta que, de los últimos casos más mediáticos, como el WannaCry, fueron las empresas que poseían sus datos en la nube, y recurriendo a las redundancias, que consiguieron recuperar sin costos los datos secuestrado.


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Nacho Vega
Nacho Vega. Nací en Cuba pero resido en España desde muy pequeñito. Tras cursar estudios de Historia en la Universidad Complutense de Madrid, muy pronto me interesé por el periodismo y la información digital, campos a los que me he dedicado íntegramente durante los últimos 7 años. Encargado de información política y de sociedad. Colaborador habitual en cobertura de noticias internacionales y de sucesos de actualidad. Soy un apasionado incansable de la naturaleza y la cultura. Perfil en Facebookhttps://www.facebook.com/nacho.vega.nacho Email de contacto: nacho.vega@noticiasrtv.com

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