Centralita virtual: qué es, cómo funciona y qué ventajas ofrece





Una centralita virtual es uno de los sistemas enfocados a la comunicación en casi toda empresa, sobre todo si hablamos de la comunicación de forma remota ya que usa la nube para estar en contacto con clientes y con personal de la misma empresa.





Este sistema es actualmente ofrecido por diversas empresas, los precios no son para nada exorbitantes y no es necesario que la empresa que implemente el sistema sea grande, cualquier empresa peque√Īa o mediana puede incrementar su potencial y productividad gracias a una centralita virtual.

Antes de ahondar m√°s sobre lo que es, hay que se√Īalar que hace uso de la telefon√≠a IP, mejora grandemente la gesti√≥n de llamadas entrantes o salientes y derivarlas a las √°reas correspondientes lo cual en otras circunstancias tomar√≠a un trabajo mucho m√°s tedioso y con mayor margen de error.

Tras esta introducción explicamos qué es una centralita virtual, su funcionamiento y por supuesto las ventajas que ofrece.

Qué es una centralita virtual

Una centralita virtual es un sistema de telefon√≠a IP con tecnolog√≠a y caracter√≠sticas que la hacen vers√°til, estable, de f√°cil uso e implementaci√≥n, b√°sicamente es un VoIP que significa ¬ęvoice over IP¬Ľ, es decir, ¬ęvoz sobre IP¬Ľ lo cual nos indica que la comunicaci√≥n se basa bajo dicha tecnolog√≠a.

centralita virtual

Este sistema está enfocado a empresas, no es una plataforma de uso casero, solo para aclarar, también en relación a esto hay que decir que la centralita tal cual se hospeda en servidores de la empresa proveedora.





Esto nos lleva a decir que en efecto, el servicio lo ofrecen empresas especializadas y no solo se encargan de instalar el sistema, hacen tareas de mantenimiento, asistencia y soporte, básicamente hay que contar con una buena conexión a Internet y dispositivos móviles, ordenadores de escritorio o tabletas.

El proveedor es el encargado de instalar este sistema y a esto hay que sumar que no hay una necesidad imperiosa de contar con un presupuesto adicional para la compra de nuevos equipos, con los que el personal y la empresa ya por que cuenta es suficiente.

Ahora vamos a ver un poco m√°s sobre el funcionamiento de la centralita virtual.

Cómo funciona una centralita virtual

Lo principal a mencionar es que las llamadas son convertidas en paquetes de datos, es de esta forma que vía Internet son enviadas de un terminal a otro siendo el que recibe el que decodifica dicho paquete, en otras palabras lo que ocurre aquí es que la velocidad, los costos y otros servicios de toda llamada son mucho más flexibles, rápidos y el costo es menor.

Con respecto a esto, hay que destacar el hecho de que al contar con un sistema de éste tipo hace prescindible el contratar un plan de telefonía.

Cada dispositivo m√≥vil o de escritorio dentro del sistema instalado en la empresa tiene un n√ļmero mediante el cual se identifica, dentro de la terminolog√≠a de la centralita virtual se llaman ¬ęextensiones¬Ľ y las llamadas entre una y otra no tienen costo alguno.

También otro punto respecto a la funcionalidad de la centralita virtual es que las extensiones de la empresa no necesariamente deben estar en el mismo lugar, pueden estar distribuidas en diferentes sedes.

Las llamadas son procesadas en la centralita virtual para distribuirse al destino que corresponda, esto permite hacer una gestión más efectiva de las llamadas, incluso bloquear llamadas de determinado grupo de extensiones, además permite hacer análisis de las llamadas dentro de la empresa, hacer un análisis de dichas comunicaciones y en base a ello tomar decisiones.

Las funciones de la centralita virtual también pueden variar en función a la configuración que tenga y esto por supuesto se dará en función a las necesidades de cada empresa.

Ventajas de usar una centralita virtual

Ya teniendo más claro lo que es y cómo funciona una centralita virtual vamos a ver las ventajas que ofrece un sistema como éste en una empresa:

centralita virtual ventajas

  • Las llamadas son gratuitas no solo entre extensiones de una sede de la empresa sino entre varias, sumado a esto la calidad de sonido es alta.
  • Si hay varias llamadas a un terminal o extensi√≥n de determinada √°rea de la empresa, se crea una cola amigable y que permite manejar mejor las llamadas entrantes.
  • El uso de un sistema de centralita virtual tambi√©n implica la posibilidad de automatizar tareas y respuestas sobre todo, es decir que puedes personalizar mensajes de bienvenida, mensajes informando sobre horarios de atenci√≥n, mensajes que informen sobre la no disponibilidad para responder por diferentes motivos.
  • En relaci√≥n a lo anterior, tambi√©n puedes configurar el sistema para colocar tonos y temas musicales para las llamadas en espera.
  • Una ventaja importante de este sistema es que cuenta con la posibilidad de crear multiconferencias y salas de reuniones ya que las centralitas virtuales cuentan con la funci√≥n de chat.
  • Las llamadas realizadas dentro de la empresa pueden ser grabadas seg√ļn las necesidades de la empresa.

Una centralita virtual tiene muchas otras posibilidades como el integrarse con plataformas CMR para la gestión de clientes, el no tener la necesidad de contar con espacios físicos también es una gran ventaja ya que no importa dónde estén los empleados de la empresa, con la centralita virtual pueden estar siempre en comunicación constante y fluida.

Incluso en el tema de la instalación y el soporte posterior es mucho mejor de lo que se ofrece en planes de telefonía convencionales y sumado a esto hay que destacar lo económico que son los planes en la actualidad.

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