8 consejos para mejorar su flujo de trabajo de Outlook





Mejorar el flujo de trabajo en Outlook puede suponer mucho trabajo para algunas personas, pero puede suponer un gran ahorro de tiempo.





Aunque es m谩s conocido y se usa solo como una aplicaci贸n de correo electr贸nico, el Outlook tambi茅n es: calendario, administrador de tareas, administrador de contactos, notas y diario.

En este art铆culo hemos separado 8 consejos que mejorar谩n tu flujo de trabajo y conocer谩n con m谩s detalle algunas caracter铆sticas de Outlook.

Sugerencias para el flujo de trabajo de Outlook

Lea tambi茅n: Agregar recordatorio en Outlook: 驴c贸mo hacerlo?

1. Dictar textos con Dictar

Para comenzar con nuestros consejos para mejorar su flujo de trabajo, vayamos a una joya escondida que tiene Microsoft, que es la herramienta Dictar.





Esta herramienta fue creada por el equipo de Microsoft Garage y tiene un prop贸sito simple: dictar textos con precisi贸n.

Acceso la p谩gina de inicio y descargar para comenzar.

2. Seguimiento de correo electr贸nico

Si necesita prestar atenci贸n a un correo electr贸nico importante, puede contar con una funci贸n sencilla pero muy 煤til.

A trav茅s de ‘Bandera de seguimiento de destinatarios‘, puede etiquetar un correo electr贸nico enviado a otra persona.

Con esta herramienta puede realizar un seguimiento de las respuestas que se enviaron y tambi茅n realizar un seguimiento de las que se recibieron.

Entonces, en ambos casos, puede incluir una alerta recordatoria.

Al usar esta herramienta, el correo electr贸nico se agregar谩 a la lista de tareas pendientes del destinatario.

3. Organice varias cadenas de correo electr贸nico con la integraci贸n de OneNote

OneNote es un lugar sencillo para organizar su informaci贸n y optimizar su flujo de trabajo diario.

La integraci贸n de OneNote con Outlook es asombrosa.

Tendr谩s varias ventajas dentro de esta integraci贸n, c贸mo: tomar notas en reuniones, guardar correos electr贸nicos en blocs de notas de OneNote e incluso crear marcas de OneNote para mostrar en la barra de tareas pendientes de Outlook.

C贸mo guardar correos electr贸nicos en OneNote
  1. En la bandeja de entrada, destacar el correo electr贸nico que desea guardar.
  2. Clickea en el Una nota en la pista inicial.
  3. Seleccione d贸nde desea guardar el correo electr贸nico.

Despu茅s de guardar el correo electr贸nico en OneNote, puede agregar notas, informaci贸n adicional o hacer una lista de verificaci贸n.

隆Luego puede crear una bandera desde su p谩gina de OneNote para volver a envolverla en Outlook!

C贸mo crear una bandera de Outlook desde una p谩gina de OneNote
  1. En la p谩gina de OneNote, haga clic en el t铆tulo.
  2. abre la cinta P谩gina de inicio y haga clic en Tareas de Outlook .
  3. seleccione la bandera que desea utilizar.

4. Limpia el desorden y mant茅n tu flujo de trabajo organizado

El cuarto consejo de nuestra lista de consejos para mejorar su flujo de trabajo de Outlook es el desorden.

Esta funci贸n le ayuda a priorizar sus correos electr贸nicos y colocar los mensajes de baja prioridad en una carpeta separada.

Le da tiempo en un resumen diario para que no se pierda nada.

Tambi茅n puede aprovechar esta funci贸n utilizando la 芦Bandeja de entrada prioritaria禄 en la aplicaci贸n m贸vil de Outlook.

Encontrar谩s la carpeta de desorden (carpeta de desorden directamente traducida) en tu bandeja de entrada y tambi茅n la pesta帽a ‘Otro’.

Esta carpeta analiza sus correos electr贸nicos y, en funci贸n de eso, determina los mensajes que probablemente ignorar谩.

Luego, mueve autom谩ticamente esos mensajes a la carpeta Clutter para que pueda revisarlos m谩s tarde.

5. Automatice su bandeja de entrada con las reglas del buz贸n

鈥淯na regla鈥 significa una acci贸n que Outlook le da a Windows que realiza autom谩ticamente en los mensajes entrantes o salientes.

Usted elige qu茅 agregar a la regla, as铆 como qu茅 acciones toma la regla.

Al usar reglas, puede reducir las acciones manuales y repetitivas necesarias para administrar sus mensajes de correo electr贸nico y mejorar su flujo de trabajo dentro de la plataforma.

Cuando activa las reglas, se ejecutan de forma continua y autom谩tica.

C贸mo crear una regla
  1. Elecci贸n Normas > Gestionar reglas y alertas en la cinta o elija la pesta帽a Expediente y luego elige Gestionar reglas y alertas.
  2. En el dialogo Reglas y alertas, en la pesta帽a reglas de correo electr贸nico, elecci贸n nueva regla.
  3. En el asistente de reglas, a Paso 1: seleccione una plantilla, elija una de las plantillas predeterminadas en mantente organizado, estar al d铆a o Comience con una regla en blanco.

6. Atajos

Otro consejo que agilizar谩 su flujo de trabajo de Outlook y tendr谩 muchas teclas de acceso directo.

Para obtener una lista completa, consulte la p谩gina de soporte de Microsoft.

Las teclas de atajo te facilitar谩n el uso de la plataforma, evitando p茅rdidas de tiempo.

Accesos directos utilizados con frecuencia
Para prensa
Cerrar una ventana o un men煤. Esc
Ve a la Pesta帽a de p谩gina 1. Alt + H
Crea un mensaje nuevo. Ctrl + May煤s + M
Enviar un mensaje. Alt + S
Inserta un archivo. Alt + N, A, F
nueva tarea Ctrl + May煤s + K
Eliminar un elemento (cuando se selecciona un mensaje, una tarea o una reuni贸n). Eliminar
Busque un art铆culo. Ctrl + E o F3
Responder a un mensaje. Alt + H, R, P
Reenviar un mensaje. Alt + H, F, W
Selecciona el Opci贸n Responder a todos. Alt + H, R, A
Copiar art铆culo. Ctrl + C o Ctrl + Insertar

Observaci贸n: Ctrl + Insert no est谩 disponible en el panel Leer.

Ve a la Pesta帽a Enviar / Recibir. Alt + J, S
Vaya a Calendario. Ctrl + 2
Crea una cita. Ctrl + May煤s + A
Mueve un elemento a una carpeta. Alt + H, M, V y seleccione una carpeta de la lista
Abre el caja de di谩logo guardar como en la pesta帽a Adjunto. Alt + J, A, 2, A, V
Compruebe si hay nuevos correos electr贸nicos.

Ctrl + M o F9

7. Plantillas de correo electr贸nico

Uno de los consejos m谩s importantes para optimizar su flujo de trabajo de Outlook es crear plantillas de correo electr贸nico.

Cree y guarde un mensaje como plantilla, luego reutil铆celo cuando lo desee.

Utilice plantillas de correo electr贸nico para enviar mensajes que incluyan informaci贸n que rara vez cambia de un mensaje a otro.

Se puede agregar nueva informaci贸n antes de que la plantilla se env铆e como un mensaje de correo electr贸nico.

C贸mo crear una plantilla de correo electr贸nico
  1. Cree un nuevo correo electr贸nico y complete el asunto y el cuerpo para preparar la plantilla.
  2. En la ventana del mensaje, haga clic en el bot贸n Expediente en la esquina superior izquierda.
  3. clickea en Guardar como.
  4. En el cuadro de di谩logo Guardar como, en la lista Guardar como tipo, haga clic en Plantilla de Outlook.
  5. En el cuadro Nombre de archivo, ingresa un nombre al modelo y haga clic en Ahorrar.

8. Almacene las palabras m谩s utilizadas

Para resumir nuestros consejos para mejorar su flujo de trabajo de Outlook, hablemos Texto autom谩tico es contenido reutilizable que puedes almacenar y acceder siempre a tus palabras m谩s utilizadas.

Puedes guardar todo dentro de la galer铆a de Texto autom谩tico.

Seleccionando las palabras que desea reutilizar, haga clic en Texto autom谩tico es en Guardar selecci贸n en la Galer铆a de Autotexto .

Cuando completa la informaci贸n del nuevo bloque de creaci贸n, almacena el contenido que guarda para usarlo una y otra vez.

驴Le gust贸 conocer algunos consejos para mejorar su flujo de trabajo de Outlook?

Entonces, 驴pudo seguir nuestra gu铆a con los 8 mejores consejos para mejorar su flujo de trabajo de Outlook? 隆As铆 que deja en los comentarios lo que piensas y si tienes alguna duda!

Manuel Rivas

Fernando Rivas. Compagino mis estudios superiores en ingenier铆a inform谩tica con colaboraciones en distintos medios digitales. Me encanta la el periodismo de investigaci贸n y disfruto elaborando contenidos de actualidad enfocados en mantener la atenci贸n del lector. Colabora con Noticias RTV de manera regular desde hace varios meses. Profesional incansable encargado de cubrir la actualidad social y de noticias del mundo. Si quieres seguirme este es mi... Perfil en Facebook:聽https://www.facebook.com/manuel.rivasgonzalez.14 Email de contacto: fernando.rivas@noticiasrtv.com

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