5 consejos para gestionar documentos digitales

¿Cómo organizar la información? Por carpetas, con nombres certeros, con etiquetas, en qué disco? En realidad, y corriendo el riesgo de quedar ya desilusionado, no existe una solución mágica pues la organización depende de la forma en que cada uno organiza las propias ideas y hasta el tipo de trabajo que desarrolla.

Una cosa es cierta, cuando se trata de organizar información, es necesario contar con el problema del espacio. Los discos de las computadoras son finitos y, por regla general, sólo recordamos que hay un límite cuando el ordenador comienza a ser más lento ya lanzar advertencias de falta de espacio.

Normalmente, a nivel de la empresa, incluso por una cuestión de control de costos, se reduce el límite que cada colaborador tiene disponible. Lo que, por norma, corresponde a poco más que el espacio del disco duro. Pero cuando las cosas corren mal, y se pierde la información porque un ordenador se avería o es robado, vuelven las advertencias de que, quizá sería mejor tener una copia de seguridad en la nube. ¡Y es!

Por más discos duros o servidores locales que se puedan tener en la empresa, salvo en los casos en que las redundancias y espacio son de tal forma que implican el costo de un gran centro de datos, compensa siempre alquilar espacio en un centro de datos que garantice seguridad, redundancia y dispondrá de un sistema de recuperación ante catástrofes.

Cada caso es un caso. En telecomunicaciones, en informática, es difícil decir que un plan puede ser aplicado de la misma forma a cualquier empresa o negocio. cada uno tiene sus especificidades y esa es la razón que lleva a los grandes centros de datos a mantener estrategias a medida.

Por eso, y principalmente cuando se trata de empresas donde el trabajo con documentos requiere colaboración, nada mejor que optar por un sistema de trabajo en nube que garantiza el mantenimiento de los datos, incluso en caso de fallo. Es ineludible huir al ejemplo de los documentos que se trabajan a través de Google Docs o OneDrive, por ejemplo. Al estar constantemente guardando una copia en la nube, aunque haya una mala suerte en la computadora de quien está con el documento abierto, siempre estará salvaguardado.

Además, es posible revertir a versiones con fechas anteriores a algún cambio y, por lo tanto, recuperar, por ejemplo, un desajuste por parte de una persona que "sin querer" borró todo el documento.

Ahora, que es más consciente de las ventajas del alojamiento en la nube, y de un servicio de copia de seguridad, vamos a la parte de la organización.

Cada uno suele organizar las cosas a su manera, pero hay algo que, en una empresa, debe prevalecer, estrategia. Sólo de esta forma será posible a cualquier colaborador, en caso de una falla, tomar el trabajo que se está haciendo y dar continuidad a procesos.

Por eso, elija las mejores prácticas y asegúrese de que los empleados la adopten, haciendo, si es necesario, adaptaciones cruciales y que sean claramente ventajosas para el proceso. Y, no se olvide, si hay muchas quejas de los colaboradores en determinado proceso, tal vez el error sea del proceso y no de los colaboradores.

1 – Nombrar los documentos de forma lógica – sólo de esta forma se encontrará fácilmente determinado documento, foto o vídeo, que esté almacenado en las carpetas de la empresa.

2 – Crear carpetas por categorías – a raíz del punto anterior, cada documento deberá guardarse en la carpeta respectiva y, dependiendo de los casos, en una carpeta dentro de otra, siguiendo siempre una lógica simple y de fácil percepción.

3 – Acceso por autorización – ¿Todas las personas deben acceder a todos los documentos? Cuando se aplica, establezca reglas y niveles de autorización para cada colaborador o equipo. No es complicado el "archivo" de cada colaborador con acceso a carpetas, documentos, procesos, alertas por correo electrónico, que no le sirven para nada.

4 – Esquema de trabajo y funcionamiento – a pesar de estar en plena Era digital, sigue siendo importante esquematizar los procesos. Cree un gráfico con el flujo de trabajo en el archivo de documentos y comparta con todos los empleados la forma en que deben nombrar y archivar los archivos.

5 – Correo electrónico – Tal vez sea el problema más complejo. Entre el correo electrónico de trabajo, la basura, la recepción de algunos correos electrónicos personales (que se deben evitar en el correo electrónico corporativo, incluso para proteger la privacidad del propio revelador), el buzón puede ser un verdadero infierno.

Casi seguro que tiene el correo electrónico dividido por decenas de carpetas, y dentro de cada una de ellas otras tantas, con emails desde el primer día de trabajo. La cuestión que se plantea es: ¿alguna vez va a necesitar de ellos?

Esta es la pregunta que debe hacer y, a continuación, borrar aquellos que de seguro nunca va a utilizar. Si se comprueba bien, el espacio ocupado por el archivo de correo electrónico en el ordenador es, garantizado, lo que más pesa. Por lo tanto, archivar cualquier documento relevante que tenga en los anexos (siguiendo la estrategia de los puntos anteriores); puede incluso crear una carpeta "Anexos de correo", y mantener aquí una copia de los archivos adjuntos. Pero mantenga la caja limpia. Y no se preocupe, salvo raras excepciones, y si va organizando las cosas a lo largo del tiempo, el día en que tenga que cambiar de puesto de trabajo, no necesita preocuparse por este tema.