5 consejos para gestionar documentos digitales





En el mundo digital todo se vuelve m谩s f谩cil. Creamos documentos, recibimos emails, guardamos fotos (personales y de trabajo) y, en el momento en que necesitamos, muchas veces, no encontramos lo que se necesita. Este es el escenario t铆pico de una gran mayor铆a de las personas.





驴C贸mo organizar la informaci贸n? Por carpetas, con nombres certeros, con etiquetas, en qu茅 disco? En realidad, y corriendo el riesgo de quedar ya desilusionado, no existe una soluci贸n m谩gica pues la organizaci贸n depende de la forma en que cada uno organiza las propias ideas y hasta el tipo de trabajo que desarrolla.

Una cosa es cierta, cuando se trata de organizar informaci贸n, es necesario contar con el problema del espacio. Los discos de las computadoras son finitos y, por regla general, s贸lo recordamos que hay un l铆mite cuando el ordenador comienza a ser m谩s lento ya lanzar advertencias de falta de espacio.

Normalmente, a nivel de la empresa, incluso por una cuesti贸n de control de costos, se reduce el l铆mite que cada colaborador tiene disponible. Lo que, por norma, corresponde a poco m谩s que el espacio del disco duro. Pero cuando las cosas corren mal, y se pierde la informaci贸n porque un ordenador se aver铆a o es robado, vuelven las advertencias de que, quiz谩 ser铆a mejor tener una copia de seguridad en la nube. 隆Y es!





Por m谩s discos duros o servidores locales que se puedan tener en la empresa, salvo en los casos en que las redundancias y espacio son de tal forma que implican el costo de un gran centro de datos, compensa siempre alquilar espacio en un centro de datos que garantice seguridad, redundancia y dispondr谩 de un sistema de recuperaci贸n ante cat谩strofes.

Cada caso es un caso. En telecomunicaciones, en inform谩tica, es dif铆cil decir que un plan puede ser aplicado de la misma forma a cualquier empresa o negocio. cada uno tiene sus especificidades y esa es la raz贸n que lleva a los grandes centros de datos a mantener estrategias a medida.

Por eso, y principalmente cuando se trata de empresas donde el trabajo con documentos requiere colaboraci贸n, nada mejor que optar por un sistema de trabajo en nube que garantiza el mantenimiento de los datos, incluso en caso de fallo. Es ineludible huir al ejemplo de los documentos que se trabajan a trav茅s de Google Docs o OneDrive, por ejemplo. Al estar constantemente guardando una copia en la nube, aunque haya una mala suerte en la computadora de quien est谩 con el documento abierto, siempre estar谩 salvaguardado.

Adem谩s, es posible revertir a versiones con fechas anteriores a alg煤n cambio y, por lo tanto, recuperar, por ejemplo, un desajuste por parte de una persona que "sin querer" borr贸 todo el documento.

Ahora, que es m谩s consciente de las ventajas del alojamiento en la nube, y de un servicio de copia de seguridad, vamos a la parte de la organizaci贸n.

Cada uno suele organizar las cosas a su manera, pero hay algo que, en una empresa, debe prevalecer, estrategia. S贸lo de esta forma ser谩 posible a cualquier colaborador, en caso de una falla, tomar el trabajo que se est谩 haciendo y dar continuidad a procesos.

Por eso, elija las mejores pr谩cticas y aseg煤rese de que los empleados la adopten, haciendo, si es necesario, adaptaciones cruciales y que sean claramente ventajosas para el proceso. Y, no se olvide, si hay muchas quejas de los colaboradores en determinado proceso, tal vez el error sea del proceso y no de los colaboradores.

1 – Nombrar los documentos de forma l贸gica – s贸lo de esta forma se encontrar谩 f谩cilmente determinado documento, foto o v铆deo, que est茅 almacenado en las carpetas de la empresa.

2 – Crear carpetas por categor铆as – a ra铆z del punto anterior, cada documento deber谩 guardarse en la carpeta respectiva y, dependiendo de los casos, en una carpeta dentro de otra, siguiendo siempre una l贸gica simple y de f谩cil percepci贸n.

3 – Acceso por autorizaci贸n – 驴Todas las personas deben acceder a todos los documentos? Cuando se aplica, establezca reglas y niveles de autorizaci贸n para cada colaborador o equipo. No es complicado el "archivo" de cada colaborador con acceso a carpetas, documentos, procesos, alertas por correo electr贸nico, que no le sirven para nada.

4 – Esquema de trabajo y funcionamiento – a pesar de estar en plena Era digital, sigue siendo importante esquematizar los procesos. Cree un gr谩fico con el flujo de trabajo en el archivo de documentos y comparta con todos los empleados la forma en que deben nombrar y archivar los archivos.

5 – Correo electr贸nico – Tal vez sea el problema m谩s complejo. Entre el correo electr贸nico de trabajo, la basura, la recepci贸n de algunos correos electr贸nicos personales (que se deben evitar en el correo electr贸nico corporativo, incluso para proteger la privacidad del propio revelador), el buz贸n puede ser un verdadero infierno.

Casi seguro que tiene el correo electr贸nico dividido por decenas de carpetas, y dentro de cada una de ellas otras tantas, con emails desde el primer d铆a de trabajo. La cuesti贸n que se plantea es: 驴alguna vez va a necesitar de ellos?

Esta es la pregunta que debe hacer y, a continuaci贸n, borrar aquellos que de seguro nunca va a utilizar. Si se comprueba bien, el espacio ocupado por el archivo de correo electr贸nico en el ordenador es, garantizado, lo que m谩s pesa. Por lo tanto, archivar cualquier documento relevante que tenga en los anexos (siguiendo la estrategia de los puntos anteriores); puede incluso crear una carpeta "Anexos de correo", y mantener aqu铆 una copia de los archivos adjuntos. Pero mantenga la caja limpia. Y no se preocupe, salvo raras excepciones, y si va organizando las cosas a lo largo del tiempo, el d铆a en que tenga que cambiar de puesto de trabajo, no necesita preocuparse por este tema.

Nacho Vega

Nacho Vega. Nac铆 en Cuba pero resido en Espa帽a desde muy peque帽ito. Tras cursar estudios de Historia en la Universidad Complutense de Madrid, muy pronto me interes茅 por el periodismo y la informaci贸n digital, campos a los que me he dedicado 铆ntegramente durante los 煤ltimos 7 a帽os. Encargado de informaci贸n pol铆tica y de sociedad. Colaborador habitual en cobertura de noticias internacionales y de sucesos de actualidad. Soy un apasionado incansable de la naturaleza y la cultura. Perfil en Facebook:聽https://www.facebook.com/nacho.vega.nacho Email de contacto: nacho.vega@noticiasrtv.com

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